Lav en plan for arbejdet med kommunikation:
Planlægningen kan fx organiseres i en arbejdsgruppe eller et ad-hoc udvalg knyttet til et MED-udvalg.
Medlemmerne bør repræsentere og have viden om interessenterne i forandringen. Start med at svare på:
- Hvem er de vigtigste grupper? Fx de mest indflydelsesrige og interesserede/berørte.
- Hvilke temaer fylder for dem? Svar vha. erfaring, empati og dialog.
- Hvad er det rette kommunikationsniveau ift. hver gruppe og deres temaer? Fx orientering, præsentation, drøftelse eller samskabelse.
- Hvordan vil I følge op på og støtte op ift. hver gruppe?
- Hvornår skal fokus skifte fra gruppe til gruppe? Fx fra politikere og forvaltning, til institutionerne, til driftspersonalet og til borgerne.
Kommunikér tydeligt:
Det er vigtigt at være klar og præcis i kommunikationen, særlig første gang en større forandring kommunikeres. Fortæl grundigt:
- Hvad der ligger fast. Fx formål (gevinster for borgerne mv.), rammer (strategi, økonomi, tid mv.) og retning (hvorfra og hvorhen).
- Hvad der er åbent for indflydelse og hvor længe, samt hvordan man kan bidrage med forslag.
- Hvad der forventes i processen af ledere, tillidsvalgte, medarbejdere mv.
- Hvad forandringen kan betyde for medarbejderne, og hvordan henvendelser vil blive håndteret.
Ræk ud – både formelt og uformelt:
Involvering og tæt dialog med berørte og indflydelsesrige parter er vigtigt. Start tidligt i de formelle fora og udvalg. Fx:
- MED-udvalg (på rette niveau)
- Arbejdsmiljøorganisationen
Tag løbende snakke med berørte medarbejdere, institutionsledere mv., både individuelt, i grupper, i eventuelle netværk. Spørg fx:
- Hvad fylder hos dig og dine kollegaer?’
- ’Jeg vil gerne lige høre, hvad du tænker om...?’
Drosl ned, når behovet er aftaget:
Der bør involveres med det samme (og evt. også før) reorganiseringen er besluttet, og når der sker en vigtig udvikling igennem hele processen. Først når I fornemmer, at de involverede parter føler forståelse og ejerskab for forandringen, kan I overveje at skrue ned for involveringen.
- Hvad kan indikere, at niveauet af kommunikation kan sænkes? Fx når dem, I taler med, ønsker færre eller kortere møder eller blot at blive orienteret frem for inddraget.
Tag hånd om bekymringerne:
- Modvirk bekymringer og mytedannelse ved at kommunikere det vigtigste igen og igen.
- Anerkend det positive, der driver bekymringerne - affej ikke.
- Spørg, hvad man ønsker at bevare og opnå ift. ejendomsdrift. Efterlys konkrete forslag, der helt eller delvist rummer ønskerne.
- Afvis kun ønsker og forslag, når det kan begrundes tydeligt.
LÆS MERE i rapporten "Ny ejendomsorganisering"